GESTIÓN DE CONTRATOS

Encuentre, almacene y gestione todos los contratos con proveedores

Muchas organizaciones se encuentran hoy en día con contratos almacenados en muchos lugares distintos, a menudo en papel, lo que conlleva costes y falta de eficacia en el almacenamiento, archivado, copia, etc. Ni siquiera los documentos escaneados pueden apoyar la integración en sistemas de compra o el control automatizado.

El servicio Jump-Start de gestión de contratos de PROACTIS se ha desarrollado para ayudar a las organizaciones a abordar este elemento fundamental del control de gastos. Al usar este servicio, establecerá de manera rápida y eficaz lo siguiente:

· Un depósito de contratos en el que se pueden realizar búsquedas con información electrónica exhaustiva; documentos con anexos; propiedad; amplias capacidades de creación de informes y acceso global seguro

· Procesos estandarizados para controlar y gestionar todos los contratos

· Integración con sistemas de compra para proporcionar visibilidad a los contratos en el momento de la compra, validar las facturas en función de las condiciones contractuales y recopilar la actividad real (opcional y en función de las capacidades del sistema de compra)

Un proceso altamente estructurado, eficiente y rentable para:

· Establecer un depósito de contratos central y electrónico

· Generar una vista centralizada de los contratos con proveedores de toda la organización

· Identificar la propiedad contractual y visibilidad

· Implementar procesos continuos de gestión de contratos

Ventajas para su organización

Las ventajas de tener un depósito de contratos actualizado, preciso y exhaustivo combinado con procesos automatizados de gestión y control de contratos son significativas:

· Ahorro continuado gracias a una mayor visibilidad y uso de contratos negociados

· Ahorro continuado gracias a la eliminación de renovaciones automáticas de contratos no deseados y pérdida de oportunidades de renegociación

· Reducción del riesgo asociado con los proveedores al no perder revisiones de contratos

· Mejor coste administrativo de tramitación de contratos en toda la organización

· La información que necesita para racionalizar contratos de proveedores en toda la organización y obtener un ahorro máximo por volumen