FACTURAS ELECTRÓNICAS

Reduzca la tramitación de documentos en papel y la entrada de datos manual para que el procesamiento de facturas

Cuando se reciben las facturas por medios electrónicos, no hay necesidad de asignar recursos del departamento de cuentas por pagar para abrir correo, recoger faxes o imprimir PDF recibidos por correo electrónico con el fin de reunir las facturas diarias. Y con las facturas electrónicas, no se necesita el tecleado manual de la información de la factura. Un alto porcentaje de los correos electrónicos pasarán directamente al procesamiento de facturas automatizado, y solo una pequeña parte requerirá una revisión en línea y un paso de actualización. Esto puede reducir significativamente la carga de trabajo diaria del departamento de cuentas por pagar.

El servicio Jump-Start de facturación electrónica de PROACTIS se ha desarrollado para ayudar a las organizaciones a abordar este elemento crucial del control de gastos. Al usar este servicio, establecerá de manera rápida y eficaz lo siguiente:

· Un marco multimétodo para recibir facturas electrónicas que incluye:

· Un servicio de documentación y captura de datos que usa tecnología OCR para convertir las facturas en papel, por fax y en PDF en registros electrónicos listos para procesarse

· Archivos de facturas electrónicas para proveedores frecuentes/de mayor tamaño (p. ej., XML, EDI, CSV, etc.)

· Capacidades de «conversión de pedidos» y entrada de facturas en línea para proveedores poco frecuentes/de menor tamaño

· Un portal en la nube como centro de comercio electrónico y de comunicación con sus proveedores

· Cargas de archivos de facturas y entrada de facturas en línea

· Consulta autoservicio del estado de la cuenta de un proveedor

El servicio Jump-Start de facturación electrónica de PROACTIS proporciona un proceso altamente estructurado, eficiente y rentable para que las organizaciones puedan:

· Identificar y priorizar métodos de facturación electrónica que desean usar con el tiempo

· Eliminar inmediatamente la tramitación y el registro manual de facturas en papel usando el servicio de documentación y captura de datos de PROACTIS

 ·Empezar a ofrecer inmediatamente consultas autoservicio en línea de la cuenta de los proveedores a través de su portal de proveedores

· Realizar un proceso detallado para que los proveedores pasen al envío de facturas electrónicas a través del portal de proveedores

Ventajas para su organización

Las ventajas de tener un proceso de autorización de compras eficaz en línea son significativas:

Gran ahorro:

· Reducción de costes de tramitación de facturas en papel, por fax y por correo electrónico en el departamento de cuentas por pagar (puede ser significativa)

· Reducción de costes de respuesta a llamadas y correos electrónicos de los proveedores para consultar el estado del pago

· Reducción de los recargos por pago tardío y mayor aprovechamiento de descuentos por pronto pago gracias a un procesamiento más rápido

· Reducción de costes de auditoría

Ventajas estratégicas

· Visibilidad más rápida de los requisitos de efectivo en el departamento financiero gracias a la captura más rápida de facturas

· Mejores relaciones con los proveedores al tener un proceso de pago de facturas más rápido y transparente