AUTORIZACIÓN DE COMPRAS

Simplifique el proceso de compras para empleados y gerentes a la vez que garantiza el cumplimiento de las políticas corporativas de aprobación

Un proceso de autorización de compras eficaz garantiza el cumplimiento de las políticas de aprobación establecidas para evitar compras innecesarias o inadecuadas. Al realizarse en línea, este proceso es más rápido y más transparente para los empleados, proporciona a los gerentes un mayor control presupuestario, aumenta la visibilidad de los costes estimados para la gestión financiera, acelera la emisión de pedidos a proveedores, permite la recepción y la validación automatizadas de facturas y captura un historial electrónico de la actividad de gasto.

El servicio Jump-Start de autorización de compras de PROACTIS se ha desarrollado para ayudar a las organizaciones a abordar este elemento crucial del control de gastos. Al usar este servicio, establecerá de manera rápida y eficaz lo siguiente:

· Fácil entrada en línea de las solicitudes y peticiones de compra para todos los tipos de productos y servicios

· Flujos de trabajo de autorización automatizados en función de las políticas de aprobación y la estructura de la organización

· Emisión de pedidos a proveedores junto con la recepción a fin de preparar pedidos electrónicos para la validación de facturas

· Visibilidad del presupuesto y del compromiso de compra para los gerentes financieros y de los departamentos

· Captura y generación de informes de datos detallados de gastos para uso del departamento de adquisiciones en el análisis de gastos

Este servicio, combinado con el servicio Jump-Start de procesamiento de facturas de PROACTIS, proporciona un enfoque exhaustivo de la implantación rápida y de confianza de un entorno completo para el proceso integral de compra que satisfaga todas sus categorías de gasto, tanto con pedidos como sin ellos.

El servicio Jump-Start de PROACTIS proporciona un proceso altamente estructurado, eficiente y rentable para que las organizaciones puedan:

· Categorizar y priorizar las categorías de compra para el proceso de autorización previa

· Establecer su enfoque estandarizado

· Formar a las partes interesadas acerca de los nuevos procedimientos de compra y autorización

· Lanzar la parte de autorización de compras del sistema P2P

Ventajas para su organización

Las ventajas de tener un proceso de autorización de compras eficaz en línea son significativas:

Gran ahorro

· Eliminación de compras no necesarias o fraudulentas

· Mayor uso de acuerdos y contratos negociados con proveedores

· Reducción del coste de transporte/entrega

· Reducción del coste de solicitudes en papel y tramitación de pedidos

· Reducción del coste del departamento de cuentas por pagar (obtenida íntegramente con el procesamiento automatizado de facturas)

· Reducción del coste de apoyo administrativo

Ventajas estratégicas

· Gran aumento del control financiero y de la visibilidad

· Mejor gestión presupuestaria

· Mayor moral y productividad del personal

· Riesgo reducido de incumplimiento y mal desempeño de los proveedores

· Gran mejora de datos para el análisis de gastos